Encargada de gestionar los recursos financieros de la organización, incluyendo la obtención de financiamiento de organizaciones internacionales para proyectos sociales de la asociación.
Su objetivo es administrar y controlar los recursos económicos de la organización de manera eficiente y responsable y su correcto registro (contable), asegurando el cumplimiento normativo de las leyes y normas vigentes.
Las principales funciones y responsabilidades del área de finanzas son las siguientes:
- Elaboración del presupuesto anual de la organización, que incluye la planificación de los gastos e ingresos, así como la identificación de fuentes de financiamiento.
- Gestión de las cuentas bancarias de la organización, realizando los depósitos y retiros necesarios, y llevando un registro detallado de los movimientos.
- Control y seguimiento de los pagos y cobros, incluyendo la emisión de facturas y recibos, la gestión de pagos a proveedores, el control de las cuentas por cobrar y por pagar, entre otros.
- Elaboración de informes financieros periódicos, que permiten evaluar la situación económica de la organización y tomar decisiones en consecuencia.
- Evaluación y gestión de los riesgos financieros de la organización, como por ejemplo los riesgos cambiarios o los riesgos de liquidez.
- Identificación de oportunidades de financiamiento y presentación de proyectos ante posibles financiadores, como instituciones públicas o privadas.
- Asegurar el registro contable de las operaciones financieras, cumplimiento de las obligaciones financieras y tributarias.
El perfil del encargado del área de finanzas debe incluir conocimientos en contabilidad, finanzas y administración. Es fundamental que tenga habilidades para el análisis numérico y la gestión de presupuestos, así como para la planificación y organización de recursos financieros. También debe ser capaz de tomar decisiones en situaciones de incertidumbre y de trabajar en equipo con otros miembros de la organización.
El área de Finanzas se puede dividir en las siguientes subáreas:
- Subárea Contabilidad e impuestos:
Esta subárea se encarga de llevar un registro detallado y ordenado de las operaciones financieras de la asociación, así como de elaborar los estados financieros necesarios para la toma de decisiones. Por lo que el encargado debe de tener conocimiento y funciones tributarias, conocimiento, registro y declaración de impuestos.
Sus funciones principales son:
- Llevar la contabilidad de la asociación, registrando todas las transacciones financieras en los libros contables correspondientes.
- Elaborar los estados financieros, como el balance de situación, la cuenta de resultados y el estado de flujos de efectivo.
- Controlar los ingresos y los gastos de la asociación, verificando que se ajusten al presupuesto y a las normas fiscales y contables aplicables.
En el subárea de contabilidad del área de finanzas se realizan diversas actividades para llevar un adecuado registro de los movimientos financieros de la organización.
Algunas de estas actividades pueden incluir:
- Registro de transacciones financieras: el equipo de contabilidad es responsable de registrar todas las transacciones financieras de la organización, como ingresos, gastos, compras, ventas y pagos.
- Elaboración de estados financieros: con la información recopilada, se elaboran estados financieros como el balance general, estado de resultados y flujo de efectivo. Estos estados son fundamentales para tener una visión clara de la situación financiera de la organización.
- Control de presupuesto: el equipo de contabilidad debe asegurarse de que los gastos de la organización estén dentro del presupuesto establecido y de que se tomen medidas en caso de excederlo.
- Facturación y cobranza: se realiza la facturación correspondiente y se realiza el seguimiento de los pagos pendientes de los clientes y proveedores.
- Presentación de declaraciones fiscales: el equipo de contabilidad se encarga de cumplir con las obligaciones fiscales de la organización, presentando declaraciones de impuestos y pagos correspondientes.
- Mantenimiento de registros contables: el equipo de contabilidad mantiene registros precisos y actualizados de todas las transacciones financieras, lo que es fundamental para la toma de decisiones y el seguimiento del desempeño financiero de la organización.
- Subárea Tesorería:
Esta subárea se encarga de gestionar los recursos financieros de la asociación, procurando una correcta gestión de la liquidez y la optimización de los recursos.
Sus funciones principales son:
- Administrar los fondos de la asociación, velando por la correcta gestión de la liquidez y la optimización de los recursos financieros.
- Elaborar y actualizar el presupuesto de la asociación, con el fin de planificar y controlar los gastos e ingresos de la organización.
- Realizar el seguimiento y control de las cuentas bancarias de la asociación, asegurando el cumplimiento de las normas y políticas internas y externas.
El subárea de tesorería del área de finanzas tiene como principales actividades las siguientes:
- Gestionar y controlar los ingresos y egresos de la organización.
- Supervisar y llevar el registro de las transacciones financieras.
- Elaborar y presentar informes financieros a la dirección de la organización.
- Coordinar con el área de contabilidad para la correcta contabilización de las operaciones financieras.
- Realizar el seguimiento y control del presupuesto asignado para la organización.
- Gestionar y supervisar la gestión de cobranzas y pagos de la organización.
- Evaluar la situación financiera de la organización y proponer medidas para mejorar su situación.
- Elaborar y gestionar el plan de tesorería de la organización.
- Coordinar con la dirección de la organización para establecer políticas de control y gestión financiera.
- Subárea Financiamiento y desarrollo de proyectos:
Esta subárea se encarga de buscar y gestionar los recursos financieros necesarios para la realización de los proyectos y actividades de la asociación.
Sus funciones principales son:
- Elaborar estrategias y planes de financiamiento para la asociación, identificando fuentes de financiamiento potenciales y elaborando propuestas y solicitudes de financiamiento.
- Buscar y gestionar patrocinios y donaciones, estableciendo relaciones con empresas e instituciones que puedan estar interesadas en apoyar los proyectos de la asociación.
- Coordinar el desarrollo y ejecución de proyectos financiados por terceros, asegurando el cumplimiento de las obligaciones contractuales y la rendición de cuentas correspondiente.
Las principales actividades que se realizan en el subárea de «Financiamiento y desarrollo de proyectos» del área de «Finanzas» son:
- Identificación de fuentes de financiamiento: Se encargan de buscar y evaluar las distintas opciones de financiamiento disponibles, como subvenciones, donaciones, préstamos, entre otros.
- Planificación financiera de los proyectos: Desarrollan planes financieros para los distintos proyectos de la organización, incluyendo presupuestos, proyecciones financieras y análisis de rentabilidad.
- Elaboración de solicitudes de financiamiento: Preparan y presentan las solicitudes de financiamiento a las distintas fuentes de financiamiento, asegurándose de cumplir con los requisitos y especificaciones de cada convocatoria.
- Gestión de proyectos: Lideran la gestión financiera de los proyectos, asegurándose de que se cumplan los presupuestos y se mantengan los gastos dentro de los límites establecidos.
- Seguimiento y evaluación financiera de los proyectos: Realizan el seguimiento y evaluación financiera de los proyectos, verificando que se estén cumpliendo los objetivos financieros y las metas establecidas.
- Identificación de oportunidades de financiamiento: Monitorean el mercado y las tendencias financieras para identificar nuevas oportunidades de financiamiento que puedan beneficiar a la organización.
- Establecimiento de alianzas estratégicas: Establecen alianzas estratégicas con otras organizaciones y entidades financieras para fortalecer la posición financiera de la organización y ampliar sus oportunidades de financiamiento.
- Subárea Auditoría interna y control de gestión:
Esta subárea se encarga de asegurar el cumplimiento de las normas, políticas y procedimientos financieros de la asociación, así como de evaluar la eficacia y eficiencia de los procesos financieros y proponer mejoras.
Sus funciones principales son:
- Realizar auditorías internas periódicas, con el fin de evaluar el cumplimiento de las normas, políticas y procedimientos financieros de la asociación y proponer mejoras.
- Realizar el seguimiento y control de los procesos financieros de la asociación, identificando oportunidades de mejora y proponiendo soluciones.
- Asegurar la eficacia y eficiencia de los procesos financieros, optimizando la gestión de los recursos financieros y reduciendo los costos innecesarios.
El equipo de trabajo del subárea «Auditoría interna y control de gestión» en el área de «finanzas» se encarga de llevar a cabo una serie de actividades para asegurar la correcta gestión y uso de los recursos financieros de la organización.
Algunas de las actividades que realizan son:
- Realizar auditorías internas para verificar que los procesos financieros y contables se estén llevando a cabo de manera adecuada y cumpliendo con los estándares y regulaciones pertinentes.
- Implementar controles internos para minimizar los riesgos financieros y asegurar el cumplimiento de los objetivos de la organización.
- Evaluar y mejorar los procesos financieros y contables de la organización para aumentar la eficiencia y eficacia de los mismos.
- Monitorear y controlar el presupuesto de la organización, asegurándose de que se esté utilizando de manera adecuada y en cumplimiento de los objetivos estratégicos.
- Proporcionar informes financieros a la dirección ejecutiva y al consejo de administración de la organización, para ayudarles a tomar decisiones financieras bien informadas.